Cinque suggerimenti alle aziende per ottimizzare lo smart working

Avendo sperimentato nuove abitudini riguardo al lavoro da remoto (o smart working), molti professionisti si sono adattati alla nuova routine, integrando questo modo di lavorare nella propria vita. Tuttavia, i processi organizzativi più complessi potrebbero essere sfuggiti all’esigenza di fornire ai team gli strumenti quotidiani necessari per mantenere la continuità aziendale. Per massimizzare veramente i benefici di un lavoro flessibile a lungo termine, le imprese devono concentrarsi su una più ampia gestione del cambiamento.

Jabra, azienda impegnata nella produzione di dispositivi per le comunicazioni a mani libere e promotrice dell’adozione di nuovi strumenti e tecnologie per supportare il lavoro flessibile per massimizzare il ritorno degli investimenti, ha elaborato cinque suggerimenti per organizzare in modo davvero efficace e funzionale il lavoro da remoto a lungo termine. Eccoli.

• Assicurarsi di disporre di uno spazio di lavoro completamente virtuale e digitale
La maggior parte delle aziende stava già effettuando una trasformazione digitale, implementando cloud e sistemi di comunicazione unificata prima di essere costretta a fare lavorare da casa i dipendenti. Ma, per molte imprese, queste erano intese come piattaforme digitali da ufficio, piuttosto che strumenti di comunicazione e collaborazione virtuale a tutti gli effetti. Con questo in mente, oggi un’impresa deve fare un censimento delle esigenze degli utenti, ottimizzare le piattaforme e individuare applicazioni per la produttività, le riunioni e la collaborazione. L’adozione ritardata può portare a problematiche (anche riguardo ai dati) a causa di problemi di comunicazione e rallentamento del ritmo di lavoro.

Con una base cloud installata e una rete attentamente monitorata, le imprese devono essere sicure che i team possano accedere ai file condivisi e alle modalità di archiviazione, nonché agli strumenti di gestione del flusso di lavoro.
Oltre a disporre di software e piattaforme digitali, le aziende devono essere sicure che i dipendenti dispongano di hardware audio e video professionale per connettersi con i loro colleghi e che questi endpoint possano essere facilmente gestiti, monitorati per problemi e aggiornati dal team IT da remoto.

• Condividere conoscenze e informazioni
Un’ampia serie d’informazioni sono implicite o apprese nei corridoi di un’azienda. Quando un’organizzazione implementa lo Smart Working stabilendo gli standard e le aspettative del lavoro a distanza, queste informazioni devono essere scritte e condivise.
È necessario, dunque, creare una guida a questi codici sociali che coinvolga tutti i dipendenti e – con il supporto del dipartimento Risorse Umane – pianificare chiare aspettative basate sui risultati delle prestazioni per i lavoratori da remoto.

• Aumentare i momenti di comunicazione interna
Un aspetto negativo del lavoro da remoto è la perdita d’interazioni spontanee, inclusa la comunicazione non verbale che si svolge in ufficio. Poiché tutti gli orari delle riunioni sono programmati, questa forma di confronto informale viene a mancare.
I manager dovrebbero istituire con maggiore frequenza momenti di feedback, stand-up giornalieri dei team e check-in specifici per assicurarsi che ogni dipendente sia a suo agio da remoto, e allineato con le esigenze della società. La leadership dovrebbe emergere anche attraverso questi comportamenti per supportare le nuove modalità di lavoro.

• Accelerare la fiducia nell’impresa
Stephen Covey – formatore, esperto di leadership – ha colto l’importanza della fiducia nelle imprese: “la fiducia influenza sempre due risultati: velocità e costi. Quando la fiducia diminuisce, anche la velocità diminuirà e i costi aumenteranno. Quando la fiducia aumenta, anche la velocità aumenterà e i costi diminuiranno”. La fiducia può diminuire, ed è più difficile promuoverla in team distribuiti, ma ci sono soluzioni per coltivarla e garantirne la salute a lungo termine.

I manager devono assicurarsi di essere trasparenti, rendere disponibili le proprie agende, in modo che i dipendenti possano individuare i momenti per un confronto a voce. E ancora: i manager devono sostenere le interazioni sociali e stimolare le persone anche creando modi divertenti per trascorrere del tempo insieme. Queste interazioni extra-lavorative creeranno fiducia e genereranno rendimenti accelerando il ritmo del lavoro di squadra per la riuscita del progetto.

• Promuovere l’utilizzo della tecnologia verso i dipendenti
Quando la tecnologia era una funzione di supporto per il lavoro in ufficio, gli effetti della scarsa adozione della medesima non erano necessariamente avvertiti. Ma, con la maggior parte delle imprese che hanno probabilmente implementato almeno una nuova soluzione software o hardware in risposta ai cambiamenti imposti dalle conseguenze del Covid-19, l’adozione della tecnologia da parte dei professionisti è realmente importante, specialmente con il lavoro da remoto. La semplice implementazione di una nuova tecnologia per lo smart working non è sufficiente.

Le società dovrebbero essere sicure di disporre di una comunicazione interna solida per favorire l’adozione delle tecnologie. Prendendo in considerazione l’organizzazione momenti di confronto o sviluppando programmi e moduli di formazione virtuale più estesi. Spiegando, dapprima, il “perché” si sta apportando questa modifica, prima di passare al “come”, in modo che gli utenti finali comprendano veramente i vantaggi per loro e per la società.

Oggi più che mai, le società hanno bisogno di nuovi strumenti, ma anche di approcci culturali, per operare in tempi di lavoro flessibile e di team distribuiti. Ma con questi cinque suggerimenti, potrebbero cominciare a vedere in breve tempo i vantaggi delle nuove modalità lavorative in termini di produttività.

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