Audit da remoto: utilizzo contingente e sviluppi futuri

TÜV Italia ha coinvolto i clienti in una ricerca sul tema degli audit da remoto 

Durante l’emergenza legata alla pandemia sono necessariamente mutate molte abitudini, anche, e soprattutto, in ambito organizzativo e aziendale. Per non interrompere la continuità operativa o per rinnovare certificazioni in scadenza si è fatto massiccio ricorso, dove possibile, alle modalità da remoto per condurre visite ispettive e audit. TÜV Italia ha attivato da subito questa nuova modalità e per approfondire questo tema ha coinvolto i propri clienti in una ricerca mirata a comprenderne l’approccio e le aspettative future di questa attività.

L’audit da remoto o a distanza è una delle tecniche di audit contemplate dalla normativa internazionale, resa possibile con l’avvento di nuove tecnologie di comunicazione. L’ente e l’azienda cliente concordano insieme la data della verifica, i tempi e i modi per il suo svolgimento.
Per supportare i clienti nella conformità con i requisiti di mercato e degli stakeholder, TÜV Italia ha mantenuto attivi i propri servizi durante tutte le fasi dell’emergenza e ha garantito l’erogazione dei servizi di audit sia in modalità “on site” che da remoto in base a quanto previsto dai diversi standard ed enti di accreditamento.

In parallelo, per comprendere meglio quali sono state le reali esperienze dei clienti e le loro aspettative presenti e future, TÜV Italia ha condotto una ricerca per verificare le attitudini, le aspettative future e la percezione dell’efficacia delle tecniche di audit da remoto. Il sondaggio, volto a partire dai primi di marzo fino a metà giugno, ha coinvolto un panel di circa 250 aziende di dimensioni diverse attive in differenti settori e ha permesso non solo di capire meglio quali siano state le esigenze e le aspettative in tempo di emergenza, ma anche gli orientamenti futuri verso questa modalità una volta passata l’emergenza.

I risultati della ricerca di TÜV Italia
La ricerca ha approfondito alcuni temi legati all’utilizzo e alle conoscenze degli strumenti digitali necessari per condurre un audit da remoto, a eventuali rischi e opportunità, alla percezione dell’efficacia della modalità da remoto nella conduzione degli audit e soprattutto sulle aspettative e gli orientamenti futuri di questa modalità.
In fatto di tecnologie digitali per videoconferenze utili a svolgere gli audit da remoto, la quasi totalità degli intervistati (97%) ha risposto di conoscere le piattaforme per la condivisione di audio e video e il 76% di utilizzarle già abitualmente per lavoro. Solo il 3% dei partecipanti alla ricerca non le sa utilizzare.

In generale il livello di soddisfazione della modalità da remoto è stato molto elevato: il 92% degli intervistati si è dichiarato pienamente soddisfatto, tanto che oltre la metà degli intervistati la indica come tecnica che verrà sempre più utilizzata in futuro.
Le relazioni interpersonali sono viste dagli intervistati come molto importanti, aspetto che durante gli audit da remoto viene un po’ a mancare, ma oltre l’80% dei clienti non ha ravvisato criticità durante la conduzione dell’audit in modalità remota.

Per quanto riguarda i rischi a livello operativo che si possono incontrare è interessante notare come oltre l’80% abbia risposto di non percepirli in generale. In misura molto minore è emerso ad esempio che la mancanza di sopralluogo, soprattutto per i siti produttivi, rappresenta un fattore percepito negativamente. D’altro canto, è risultato molto importante l’approccio dell’auditor, che soprattutto in modalità remota, deve dare indicazioni chiare e mettere a proprio agio gli interlocutori.

A livello di opportunità operative, la gran parte degli intervistati (74%) ha risposto che il grande vantaggio offerto dalla modalità in remoto è legato alla capacità di garantire la continuità dei servizi anche in casi di emergenza ma anche ad una maggiore flessibilità e una migliore ottimizzazione dei tempi e dei costi di trasferta.
Sono emersi anche degli elementi ritenuti molto utili per garantire che un audit da remoto sia efficace, come ad esempio la preparazione interna di documenti, il coordinamento dei colleghi e, a livello tecnico, la stabilità della connessione per permettere di svolgere l’audit senza interruzioni.

A domanda specifica sul futuro dell’audit da remoto, la risposta fornita da oltre la metà degli intervistati è che si tratta di uno strumento sempre più utile soprattutto per la parte documentale ma anche per alcuni sopralluoghi in attività secondarie. Gli intervistati hanno però sottolineato l’importanza di mantenere la visita allo stabilimento per le realtà produttive.

I dati della ricerca condotta da TÜV Italia mostrano la crescente importanza dell’audit da remoto, che viene considerato come una grande opportunità e una tecnica da utilizzare in futuro, anche in situazioni di non emergenza, perché offre indubbi vantaggi, come il risparmio di tempo e risorse. Elementi importanti che contribuiscono ad un audit da remoto efficace sono soprattutto la preparazione del personale e l’atteggiamento positivo dell’auditor che conduce la verifica. Non sono emerse particolari criticità, anzi c’è grande apertura, tuttavia è stato sottolineato come siano imprescindibili aspetti quali da un lato le relazioni interpersonali che si instaurano durante l’audit on-site e dall’altro il sopralluogo fisico soprattutto in contesti dove la produzione ha una rilevanza maggiore.

In conclusione, è ragionevole pensare che in futuro la modalità da remoto non andrà a sostituire completamente quella tradizionale ma che si integreranno per massimizzare i vantaggi che queste due tecniche offrono.
“In una società liquida” afferma Sara Brandimarti Business Manager Sistemi di Gestione Divisione Business Assurance di TÜV Italia “è fondamentale cogliere le istanze di cambiamento e le opportunità che da esse derivano. Grazie al contributo dei nostri clienti e dei nostri professionisti, abbiamo sperimentato un nuovo panorama e siamo pronti a migliorare sempre di più i nostri servizi”.

Qui la ricerca completa

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