Outsourcing: migliorare l’efficienza esternalizzando i servizi

I problemi di tempo e di risorse (non solo finanziarie) possono essere facilmente risolti con l’outsourcing. Ricorrere stabilmente a fornitori esterni per la gestione operativa di una o più funzioni aziendali può diventare una scelta strategica importante per le aziende, soprattutto in questo periodo di ripresa.

I momenti di crisi sono sempre quelli che portano ai cambiamenti più grandi, perché richiedono ripensamenti, riorganizzazioni e nuove soluzioni. Sono anche i periodi di maggiore accelerazione di fenomeni già in corso. La crisi infatti “obbliga” le imprese a reinventarsi, a innovare velocemente, a digitalizzarsi per non soccombere; le imprese si ritrovano così a dover svolgere sempre più attività diverse, molte delle quali superano i confini delle proprie competenze.

Prendiamo per esempio uno studio di architettura che deve far lavorare da remoto alcuni dei suoi dipendenti. Chi, all’interno dell’azienda, si potrebbe occupare delle attivazioni tecnologiche necessarie per lo smart working? È probabile che la società non abbia un reparto IT che possa avviare il sistema e magari fare assistenza. O ancora, prendiamo ad esempio un’azienda italiana che fino a prima della crisi vendesse principalmente attraverso il canale fisico del negozio: moltissimi sono i casi di imprese che in questi mesi hanno dovuto creare da zero una piattaforma per l’e-commerce e che la dovranno mantenere attiva anche nei mesi a venire. Ma come fare se non si hanno le competenze tecniche o anche solo il tempo necessario? Assumere una persona o affidarsi a una società esterna specializzata?

La crisi di oggi, insomma, impone un ripensamento delle strategie. Esternalizzare può sembrare una perdita di controllo, ma in realtà, scegliendo il partner giusto, le performance di un’azienda possono migliorare e i costi diminuire. “Per noi, che siamo un’agenzia di comunicazione a cui vengono affidate le attività esternalizzate dalle aziende, questo è un periodo molto intenso” racconta Marzio Allocco, founder e CEO di Involucra, con sede a Copernico Garibaldi, a Torino. L’emergenza impone la riorganizzazione, e con la maggior parte del personale impegnato ad affrontare la crisi, affidarsi all’esterno per gestire alcune attività può essere davvero l’unico modo per sopravvivere. “Siamo nella fase della comunicazione d’emergenza, abbiamo sviluppato nuove attività che abbiamo sintetizzato nel brand Rent Marketing: si tratta di attività di marketing, di vendita, di design e di sviluppo, pensate specificatamente per questa situazione, e possiamo applicarle in fretta ed efficacemente in base alle esigenze dei nostri clienti, perché mettiamo a disposizione un team che può ideare e mettere in pratica un piano marketing a 360°” spiega Allocco.

Non solo nei periodi di emergenza: l’outsourcing si è rivelata una pratica efficace anche in situazioni di normalità, perché affidare a terzi una o più attività – anche solo per un certo periodo – può avere diversi vantaggi e garantire un approccio integrato, personalizzato, efficiente e spesso anche costi più contenuti.

“In Landoor dall’anno scorso esternalizziamo i servizi IT, mentre all’interno teniamo la parte gestionale, amministrativa e HR. Questo ci permette di mantenere costi competitivi e controllabili nel tempo” racconta Adele Nardulli, founder e CEO di Landoor, società di traduzioni con sede in Copernico Centrale, a Milano. “Abbiamo calcolato che, affidandoci a partner esterni per la gestione dei servizi di assistenza e del project management IT, il risparmio è stato del 35% su base annua. Affidarsi a una realtà esterna permette anche di avere a che fare con società iper-specializzate, competenti in quel settore e con una visione del mercato più ampia. Infine, l’outsourcing riduce la necessità di usare parte del tempo lavorativo per fare formazione” conclude Nardulli.

Quali sono i principali vantaggi dell’outsourcing? A livello finanziario, esternalizzare le attività consente di tenere sotto controllo i costi fissi e spesso permette una riduzione dei costi operativi. Ma forse ancora più importante è che l’outsourcing aumenta significativamente la flessibilità e migliora la produttività interna dell’azienda perché riduce l’utilizzo di risorse e tempo per le operazioni non-core, permettendo quindi a un’impresa di concentrare i propri sforzi economici e organizzativi nelle attività chiave. Affidarsi a società o professionisti esterni, esperti in un certo campo o materia, permette inoltre di aumentare l’efficienza dei processi, e in alcuni casi anche di aumentare il grado di innovazione della propria offerta.

Quando si decide di esternalizzare un’attività, la scelta del partner giusto diventa cruciale. Come trovare la società o il professionista che possa andare incontro alle specifiche esigenze della mia impresa? Una possibilità è affidarsi a una realtà che possa aiutarci e guidarci nella scelta. Non a caso Copernico ha deciso di proporre una serie di servizi a valore aggiunto, erogati da partner selezionati, che possano aiutare le aziende e i professionisti ad implementare un modello di organizzazione più flessibile. Copernico può far leva sulla propria storia di organizzazione che facilita la crescita dei propri clienti, una community di aziende e professionisti variegata, attraverso occasioni di confronto e “matching” formali e informali. Una pratica già attiva da tempo – ma ora digitalizzata e istituzionalizzata – che si dimostra anche capace di creare nuove occasioni di business. “E’ proprio grazie a Copernico che abbiamo conosciuto Instilla, la società alla quale ci affidiamo per tutte le nostre attività di digital marketing”, spiega Nardulli.

Costi, flessibilità, know-how: affidarsi all’outsourcing nel momento di crisi consente di rimanere competitivi. Regno Unito e Stati Uniti, dove questa pratica è diffusa da tempo, affidano all’esterno soprattutto la gestione delle risorse umane e le attività produttive; in Italia invece vengono appaltati all’esterno i reparti di IT, di produzione e di logistica. Darsi la possibilità di esternalizzare permette di crescere più velocemente ed è in generale un grande moltiplicatore. Di possibilità e di guadagno.

 

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