La prima ricerca italiana sul procurement dei materiali indiretti

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Le imprese italiane si trovano a operare in una fase storica tra le più sfidanti degli ultimi due secoli. La pandemia di Covid-19 ha ridisegnato le logiche di scambio su base globale, la crisi geopolitica ha modificato la percezione del futuro e la tecnologia sta ridisegnando anche le relazioni inter-organizzative.

Le imprese, sottoposte a queste forti pressioni, vivono una fase di cambiamento trasversale. Per assicurare continuità del business e sviluppo organizzativo, si muovono in un quadro complesso e articolato di fabbisogni e metodologie.

Superare queste pressioni e, allo stesso tempo, assicurare il controllo dei costi d’acquisto non è un processo semplice e vede i professionisti del settore mettere in campo diverse strategie: ottimizzare il numero dei fornitori, gestire le informazioni attraverso nuove modalità, innovare e digitalizzare i processi di comunicazione tra clienti interni e clienti esterni, prestare maggiore attenzione alla sostenibilità. I vantaggi sono molteplici (risparmio di denaro e incremento dell’efficienza nei flussi d’acquisto) ma la strada è disseminata di ostacoli.

Sono alcuni dei risultati emersi nella prima ricerca italiana sul procurement dei materiali indiretti “Mantenere il controllo mentre la pressione aumenta”, titolo che esprime il grande impegno degli operatori del procurement in un mondo sempre più complesso.

A promuoverla RS Italia, marchio commerciale di RS Group pl, fornitore omnicanale globale di prodotti e servizi a valore aggiunto, e ADACI, l’Associazione Italiana Acquisti e Supply Management, in collaborazione con l’Università Europea di Roma.

La ricerca scatta una fotografia del panorama italiano, indagando le prassi più comuni e le criticità condivise in tema di sostenibilità, digitalizzazione, esternalizzazione e gestione dei fornitori da parte delle aziende italiane.

I dati sono stati raccolti tra maggio e agosto 2022 attraverso una survey telematica somministrata al database dei soci ADACI e dei clienti RS, senza alcuna clusterizzazione settoriale né geografica. 121 il numero di rispostevalidamente raccolte ed elaborate.

Affrontare le sfide strategiche con nuove metodologie e strumenti 

Le decisioni sui fabbisogni dei materiali indiretti e dell’MRO (Maintenance, Repair and Operations), ovvero di tutte quelle attività indispensabili a garantire la manutenzione, la riparazione e il corretto funzionamento di attrezzature, macchinari e risorse impiegate all’interno del processo produttivo, sono influenzate da una serie di pressioni competitive, in particolare: l’ottimizzazione nella gestione del magazzino, la riduzione dei budget operativi e la necessità di rispondere ad esigenze nuove o emergenti. Emerge come l’ufficio acquisti subisca la pressione dei clienti interni e non riesca a imporsi per standardizzare i processi, definire le procedure e scegliere i fornitori migliori per l’MRO.

La raccolta dei fabbisogni risulta, dunque, eterogenea: molte aziende non sono strutturate, e, soprattutto nel caso del procurement di MRO, decidono di ingrandire i propri stock o di comprare al bisogno. Di conseguenza, il tasso di acquisti “Maverick o off-contract”, ossia al bisogno e in emergenza, è altissimo e produce una falsa percezione di controllo della catena degli acquisti: il 55% dei rispondenti afferma di inviare richieste spot ai fornitori con medio-alta frequenza.

In contesti ad alta incertezza – come quello in cui si è svolta l’indagine – le imprese sentono la pressione al cambiamento e alla revisione delle procedure di acquisto. In particolare, il 22,6% del campione intende procedere anche ad una razionalizzazione del numero dei fornitori (per semplificare il controllo della spesa ed il monitoraggio delle prestazioni) e il 18,9% delle imprese intervistate dichiara di voler aumentare l’efficienza degli acquisti MRO con nuove procedure operative.

Migliorare l’integrazione e la comunicazione con i clienti interni

L’incapacità di quantificare ex-ante i fabbisogni di materiali indiretti impedisce al 28,4% delle imprese italiane di consolidare con sistematicità le esigenze e di ridurre l’efficienza dei processi di acquisto. In generale, tra le imprese analizzate non risultano nè un’approfondita pianificazione nè una sensibilità radicata in merito all’approvvigionamento dei materiali indiretti e, in particolare, di MRO.

Se da un lato l’ufficio acquisti fatica ad assumere un ruolo centrale nei confronti di clienti interni ed esterni, dall’altro i responsabili della gestione degli stock MRO si trovano a dover fare di più con budget inferiori, senza perdere di vista gli obiettivi di sostenibilità, efficienza e innovazione.

Utilizzare la tecnologia come leva strategica

Il 27,2% delle imprese del campione intende investire in digitalizzazione dell’impresa (Industry 4.0 – Internet of Things) mentre il 15,1% vorrebbe investire nella digitalizzazione delle relazioni con i fornitori. La transizione alla digitalizzazione, percepita anche come leva strategica per la formazione del personale dell’ufficio acquisti, e l’utilizzo di piattaforme di e-procurement sono molto apprezzati per i vantaggi promessi: il controllo dei costi di acquisto e il risparmio di denaro (soprattutto per grandi organizzazioni con elevati volumi di transazioni), l’efficienza nei processi d’acquisto e la misurazione delle prestazioni attraverso i Key Performance Indicators.

Ciò nonostante, il 73,6% del campione analizzato dichiara di non adottare il Vendor-managed inventory (VMI o inventario gestito dal fornitore) per gli acquisti di MRO, che però assicura enormi vantaggi alle imprese che lo utilizzano: minori costi di gestione dei magazzini, minore complessità di gestione dei processi di acquisto, maggiore efficienza e produttività.

Rimanere sostenibili in un contesto in continua evoluzione

In merito alle pratiche sostenibili dedicate agli acquisti MRO, il campione risulta complessivamente molto attento al consumo energetico e all’impatto ambientale: il 22,5% dichiara di monitorare con costanza il consumo di energiarinnovabile il cui utilizzo, per il 38% delle imprese intervistate, rappresenta una priorità strategica. Eppure i fornitori di MRO sono generalmente valutati sulla base di alcuni parametri prestazionali, in particolare prezzo, qualità e puntualità delle forniture, e solo la metà del campione utilizza parametri oggettivi e/o privilegia fornitori certificati e socialmente responsabili.

A tale riflessione si associa un’esigenza sempre più palese da parte delle imprese: misurare e monitorare la sostenibilità per far sì che non sia solo un obiettivo strategico ma una filosofia con cui tutte le procedure aziendali vengono progettate.

Monitorare e ottimizzare la rete di fornitura

Solo il 35,6% delle aziende afferma di gestire al massimo 10 fornitori MRO. Dunque, la razionalizzazione del numero di fornitori per l’acquisto di prodotti e servizi a valore aggiunto è attuata da poco più di un terzo del campione, nonostante sia chiaro il forte impulso verso quest’obiettivo.

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