Procurement dei materiali indiretti: risultati della Ricerca MRO 2024 di RS Italia

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RS Italia ha pubblicato la terza edizione dell’annuale Ricerca MRO 2024, sul procurement dei materiali indiretti comunemente detti MRO (Maintenance, Repair, Operations), realizzata in collaborazione con Adaci (Associazione italiana acquisti e supply management) e UER-Università Europea di Roma. L’indagine offre uno sguardo completo sui trend, le sfide e le opportunità che le aziende italiane stanno cogliendo, evidenziando il passaggio del ruolo dell’MRO da spesa necessaria a leva strategica per la competitività aziendale.

Risultati della ricerca: criticità e opportunità del procurement MRO

La Ricerca MRO 2024 analizza le prassi più comuni e le principali criticità che le aziende italiane affrontano nella gestione dei materiali indiretti, sulla base delle risposte anonime fornite da oltre 200 professionisti del settore.

Il primo capitolo, “Comprendere cosa rende critica la gestione degli MRO”, evidenzia problematiche spesso sottovalutate, come l’obsolescenza degli asset e la frammentazione dei codici prodotto.

“Più del 45% delle imprese dedica tra il 3% e il 20% del proprio budget complessivo alla gestione degli MRO, ma la mancanza di strumenti di tracciabilità rende difficile monitorare con precisione queste spese. Le emergenze operative, come i fermi macchina da risolvere in tempi brevi, amplificano ulteriormente queste difficoltà. Una gestione efficace degli MRO, tuttavia, può trasformare tali sfide in opportunità strategiche, migliorando la produttività aziendale” ha spiegato Emanuela Delbufalo, preside della Facoltà di Economia dell’UER, che ha proseguito: “Tra le criticità rilevate dallo studio emergono in modo significativo:

• la scarsa visibilità sui fabbisogni reali dei singoli dipartimenti interni all’azienda, che complica la pianificazione degli acquisti;
• la numerosità e frammentazione dei codici prodotto da reperire, che rende inefficiente il monitoraggio degli asset e riduce la forza contrattuale dell’ufficio acquisti, nonché richiederebbe competenze specifiche del personale dell’ufficio acquisti su un ampio numero di prodotti;
• obsolescenza delle attrezzature, che aumenta i costi di manutenzione straordinaria e le emergenze da gestire”.

La ricerca non si è limitata a identificare le sfide, ma ha anche delineato le competenze necessarie per superarle.

Competenze e formazione del personale

Il secondo capitolo della Ricerca RMO 2024, intitolato “Sviluppare competenze specifiche e creare un mercato dei talenti”, mette in luce la crescente necessità di professionalità capaci di gestire l’acquisto dei materiali indiretti in modo strategico. Più del 45% delle aziende dichiara che le competenze attualmente disponibili non sono sufficienti a ottimizzare la spesa MRO, mentre il 25% ammette di effettuare ordini basandosi su stime approssimative.

“Abbiamo rilevato problematiche costanti che l’ufficio acquisti deve gestire in ambito MRO: dalla scarsa visibilità dei fabbisogni alla gestione di asset obsoleti”, ha commentato Delbufalo. “Le aziende manifestano sempre più spesso l’esigenza di incrementare la produttività tramite processi automatizzati, la razionalizzazione del numero dei fornitori e una loro valutazione efficace, l’impiego di tecnologie avanzate per la gestione degli ordini, ma non sempre c’è risposta a queste necessità e non sempre le attività, spesso gestite in emergenza, vanno nella giusta direzione”.

Digitalizzazione: leva strategica per il procurement

Il tema della digitalizzazione domina il terzo capitolo, “Sfruttare il potenziale della digitalizzazione”. Secondo i dati raccolti, il 65% delle imprese utilizza già sistemi informativi integrati per monitorare ordini e scorte, ma solo il 12% ha adottato tecnologie avanzate come il cloud computing o l’intelligenza artificiale.

“Questo evidenzia un divario importante tra le aziende digitalmente mature e quelle che devono ancora intraprendere la trasformazione tecnologica” ha sottolineato Delbufalo. In particolare, la ricerca ha consentito la costruzione di una matrice in base alla quale classificare le aziende del campione: “Abbiamo diviso le nostre aziende in 4 categorie” ha proseguito la professoressa: “‘I ‘pionieri digitali’, ovvero le imprese che hanno già investito massicciamente in tecnologia, ma i cui processi di acquisto sono ancora altamente inefficienti, non maturi, per cui la funzione acquisti fa fatica ad aggregare i fabbisogni interni; i ‘tradizionalisti’ sono soggetti immaturi sia dal punto di vista delle tecnologie, sia dei processi di acquisto, che restano prevalentemente manuali”.

“Dall’altro lato della matrice, poi, abbiamo i ‘Campioni in innovazione‘ imprese con processi di acquisto sofisticati e una buona visibilità dei bisogni, che però non hanno ancora adottato tecnologie di procurement avanzate, e infine i clienti ideali di RS, i ‘Procurement master‘, che hanno investito in sistemi digitali evoluti e hanno una buona maturità di procurement. Questi sono colori ai quali si possono rivolgere i servizi a più alto valore aggiunto, con i quali è più facile comunicare, perché ‘parlano’ lo stesso linguaggio tecnologico. Però gli altri non vanno certo abbandonati; per loro occorre studiare strategie differenziate, mirate, personalizzate. È infatti importante pianificare strategie di vendita e approcci diversi, adatti alle differenti tipologie di clienti” ha concluso Delbufalo.

Criticità da superare

Secondi i dati della ricerca, le barriere principali all’adozione di strumenti digitali includono:

• la qualità e quantità limitata dei dati disponibili, che ostacola decisioni basate su analisi affidabili;
• la difficoltà di integrazione tra i sistemi aziendali e quelli dei fornitori, che rallentano i processi di digitalizzazione.

Le aziende che hanno saputo sfruttare appieno le tecnologie digitali stanno raccogliendo importanti vantaggi, ovvero godono di una maggiore trasparenza lungo la catena di fornitura, di una riduzione dei tempi di inattività operativa e di una collaborazione più efficiente tra i reparti interni.

“In questo contesto, il Vendor-Managed Inventory (VMI) si conferma una delle soluzioni più promettenti, consentendo ai fornitori di gestire autonomamente il riassortimento delle scorte sulla base di dati condivisi in tempo reale. Questa pratica riduce i costi operativi e garantisce una disponibilità ottimale dei prodotti” ha spiegato Massimiliano Rottoli, Managing Director di RS Italia.

Collaborazione e sostenibilità: il futuro del procurement

I capitoli successivi della Ricerca MRO 2024 si concentrano su due elementi chiave: la collaborazione tra stakeholder e l’attenzione alla sostenibilità.

Nel quarto capitolo, “Costruire relazioni strategiche con fornitori specializzati”, si sottolinea l’importanza di partnership solide e a lungo termine. Il 74% delle imprese preferisce collaborare con un numero ristretto di fornitori altamente qualificati, in grado di offrire soluzioni a valore aggiunto. La sostenibilità gioca poi un ruolo sempre più rilevante nelle scelte di approvvigionamento: il 77% delle aziende intervistate premia fornitori che propongono packaging sostenibili e soluzioni eco-friendly.

Massimiliano Rottoli, Managing Director di RS Italia

Infine, il quinto capitolo, “Aumentare la trasparenza e la collaborazione con gli stakeholder”, analizza l’importanza di una gestione collaborativa che coinvolga tutti i reparti aziendali. La mancanza di visibilità sui fabbisogni MRO, segnalata dal 45% delle aziende, porta spesso a costi fuori controllo. L’adozione di piattaforme digitali di e-Procurement si rivela essenziale per migliorare la tracciabilità e ottimizzare i processi decisionali.

L’impegno di RS Italia nella trasformazione digitale

“Questa ricerca rappresenta un punto di riferimento essenziale per comprendere lo stato attuale e le prospettive future del procurement indiretto in Italia” ha concluso Rottoli. “Da oltre 30 anni, RS Italia supporta i clienti con soluzioni innovative che semplificano e automatizzano i processi aziendali, dalla digitalizzazione del ciclo di acquisto alla gestione ottimale del magazzino. Guardando al futuro, siamo pronti a guidare le aziende verso una trasformazione digitale sempre più sostenibile ed efficiente”.

Grazie alla combinazione di competenze, tecnologia e soluzioni avanzate, RS Italia si pone come partner affidabile per le imprese italiane che vogliono trasformare il procurement dei materiali indiretti in un vantaggio competitivo.

Ilaria De Poli - X @depoli_ilaria

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