Emergenza Coronavirus: i consigli per uno smart working efficiente

Pubblicato il 11 marzo 2020
smart working

È smart working la parola d’ordine di queste ore per le imprese che rischiano di rimanere ferme a causa dell’emergenza sanitaria per il nuovo Coronavirus. Nelle regioni più colpite dal contagio si cerca di limitare al massimo gli spostamenti e, mentre uno dei decreti attuativi del DL 23 febbraio 2020 n. 6 facilita l’adozione del telelavoro (come sperimentato su scala più piccola per il crollo del ponte Morandi), è già massiccio in moltissime aziende il ricorso al lavoro agile. “Questi giorni di blocco forzato potrebbero addirittura essere un acceleratore del cambiamento”: ne è convinto Alessio Vaccarezza, CEO di Methodos Italia, società di consulenza specializzata nell’accompagnare le imprese nei processi di change management assieme a Digital Attitude e Accompany, due startup focalizzate sulla digital transformation. “Da tempo è in atto una trasformazione culturale per quanto riguarda i modelli organizzativi sul lavoro e molte realtà, soprattutto le più grandi e internazionali, sono preparate ad affrontare la situazione che stiamo vivendo – prosegue Vaccarezza. “Chi è in ritardo nell’attuare piani strutturati di smart working dovrà mettere in campo qualche sforzo in più, ma attrezzarsi in tempi brevi è possibile e, con alcuni accorgimenti, si può evitare di perdere produttività”.

Per attuare forme di lavoro agile in modo efficace, prevedendo i possibili intoppi e preparando dipendenti e management a lavorare in modo nuovo, Methodos ha stilato una serie di consigli rivolti sia ai lavoratori, che magari si trovano a fare smart working per la prima volta nella vita, sia ai capi, che devono sperimentare nuovi metodi per organizzare, dirigere e valutare i propri dipendenti.

“Delega e fiducia sono i concetti più importanti per chi ha un ruolo dirigenziale – spiega Giuseppe Geneletti, Head Smart Working di Methodos. “Chiarire gli obiettivi, valorizzare i risultati raggiunti e responsabilizzare sono le azioni chiave per impostare un progetto di smartworking vincente. Occorre poi fare degli sforzi in più sul fronte della pianificazione e schedulare specifici momenti di confronto con le persone del team: meglio in video che con una semplice telefonata”.

Per i lavoratori, invece, la sfida è riprodurre a casa la forma mentis che si assume in ufficio. I consigli di Methodos sono cinque:

  • Stabilire chiaramente gli orari. “È importante indicare i momenti di inizio e fine del lavoro – spiega Giuseppe Geneletti –. Dedicare delle ore specifiche al lavoro facilita non solo la concentrazione, ma anche l’allineamento con gli altri interlocutori, che sanno in quali momenti siamo disponibili e pronti a rispondere”.
  • Vestirsi come se si andasse in ufficio (o quasi). “Non è necessario essere iper-formali e in giacca e cravatta – commenta sempre Geneletti – ma passare dalla modalità “da casa” a quella “da lavoro” è molto importante per concentrarsi, e l’abbigliamento gioca la sua parte”.
  • Fare delle pause e spostarsi. Se è fondamentale, anche a casa, avere la sensazione di “iniziare” la propria giornata, allo stesso modo, quando si prende una pausa, bisogna davvero staccare. “Per questo il consiglio è di allontanarsi fisicamente dallo spazio di lavoro – spiega l’esperto di Methodos. “Fare un passo lontano dalla scrivania può aiutare a liberare la mente e ad avere maggiore attenzione al ritorno”.
  • Organizzare gli spazi. Cioè avere una scrivania libera dal disordine, con file digitali e/o archivi cartacei facilmente individuabili e uno spazio adatto all’attività. “Sono elementi importanti per aumentare la produttività e rimanere concentrati mentre si lavora ai vari progetti” sottolinea Geneletti.
  • Staccare la spina dalla vita digitale. A casa, ancor più che in ufficio, le distrazioni di web e social sono in agguato. “Per sfruttare al meglio il tempo – spiega sempre Geneletti – è bene silenziare o bloccare alcune app, anche attraverso alcuni tool che ne limitano l’utilizzo”.

Un approfondimento ad hoc lo meriterebbero i cosiddetti “meeting digitali”, ovvero chiamate e videoconferenze, di cui nei prossimi giorni si farà grande uso. “Le tecnologie rendono le comunicazioni di una facilità impensabile rispetto a pochi anni fa, anche senza complicati apparati ma con gli strumenti che tutti hanno a casa – commenta Giuseppe Geneletti –. Non tutti però sono ancora abituati a rapportarsi in questo modo ed è necessario accogliere e coinvolgere nel modo giusto chi non usa quotidianamente questi strumenti”. Ecco quindi alcuni consigli utili:

Prima dei meeting digitali

  • Assicurarsi che tutti i partecipanti davvero rilevanti per la riuscita del meeting siano collegati/collegabili, altrimenti programmarlo in un altro momento.
  • Condividere con anticipo un reminder dell’agenda, allegando obiettivi, temi e principali materiali che verranno discussi. “Ai partecipanti, parallelamente, si richiede di leggere e preparare i materiali” sottolinea Geneletti.
  • Chiedere a tutti i partecipanti di evitare le distrazioni (mail, sms, ecc.)
  • Non affrontare un numero eccessivo di argomenti

Durante chiamate e videoconferenze

  • Testare in anticipo il collegamento (il giorno prima se possibile con 1-2 partecipanti previsti).
  • Invitare tutti a fare un check di comunicazione se non si sono mai collegati da remoto per verificare la banda e la connettività.
  • Adattare il formato dei materiali (presentazione, video eventuali di supporto etc.) affinché siano compressi per ridurre la necessità di banda di trasmissione
  • Pianificare 10-15’ di tempo di “accoglienza” prima dell’inizio ufficiale della riunione in cui verificare da parte di tutti la qualità del collegamento audio-video a due vie.
  • Ricordare a tutti all’inizio della riunione le regole di ingaggio e di etichetta: «Cioè parlare uno alla volta e a due terzi della velocità “normale” – puntualizza Geneletti –, dire sempre il proprio nome per assicurarsi che tutti sappiano chi sta parlando, scandire bene le parole formulando frasi più brevi e semplificate per ridurre la fatica da collegamento, e infine, quando si ha la necessità di scollegarsi, annunciarlo».
  • Avere a disposizione un tecnico IT se possibile per effettuare una pronta risoluzione dei problemi durante la fase di accoglienza.



Contenuti correlati

  • CLPA a SPS 2024: ‘One Network. One Solution’

    A SPS 2024 di Norimberga (Germania, 12-14 novembre) CLPA (CC-Link Partner Association) mostrerà come CC-Link IE TSN soddisfa il motto ‘One Network. One Solution’. Si basa sul modo in cui la tecnologia consente architetture di rete convergenti...

  • Madeinadd assume entro il 2025: 10 posizione aperte

    Madeinadd, tech company nata come progetto di sistema per supportare l’industria manifatturiera nella transizione verso la produzione additiva nell’ambito dell’importante attività del Fondo Boost Innovation, il corporate venture builder di CDP Venture Capital Sgr per la nascita...

  • Il ruolo cruciale di sensori e strumenti nella IIoT

    Nell’ecosistema della Internet of Things Industriale (IIoT), un ruolo di primaria importanza è svolto da sensori e strumenti di misura che, nell’era della digitalizzazione estensiva, producono il vero carburante dell’innovazione e dello sviluppo industriale: le misure, i...

  • Alfa Sistemi pronta a digitalizzare l’industria alimentare

    Il settore alimentare – food&beverage in Italia è dinamico e costantemente in crescita e, al contempo, tra i più complessi. Infatti è caratterizzato da un grande numero di aziende: 1,3 milioni di imprese e 3,6 milioni di addetti...

  • Grande successo per l’evento ‘Virtual twin: Digitale è reale’ alla Milano Digital Week

    Si è concluso con successo “Virtual twin”, l’evento organizzato da The Innovation Group il 10 ottobre scorso, nell’ambito della Milano Digital Week. Durante l’incontro, esperti del settore, aziende innovative e professionisti della tecnologia si sono confrontati sul...

  • Anie Automazione Vademecum Transizione 50
    Il Vademecum di Anie Automazione per aiutare le imprese nella Transizione 5.0

    Per aiutare a cogliere al meglio le opportunità offerte dal sistema di incentivi previsto dal Piano Transizione 5.0, Anie Automazione, associazione aderente a Federazione Anie, ha realizzato il Vademecum Transizione 5.0: una guida attraverso la quale identificare...

  • Tecnologie medicali innovative e telemedicina

    Il processo di digitalizzazione spinge e incrementa l’innovazione tecnologica in campo biomedicale. Si fa strada un modello di “ospedale senza muri”, favorito dallo sviluppo di tecnologie abilitanti e dal diffondersi di strumenti e apparecchiature in grado di...

  • Johnson Controls Smart building as a service
    Smart building, tutti i vantaggi di un approccio as-a-service

    Il concetto di smart building è in continua evoluzione, come sottolinea Francesco Genchi, Managing Director Italy di Johnson Controls. Superando quello dell’integrazione di tecnologie innovative per abbracciare una visione olistica e interdisciplinare, è evidente che l’obiettivo non...

  • Rockwell Automation Connected Worker
    Trasformazione digitale del manifatturiero, la suite di Rockwell Automation per i lavoratori connessi

    Rockwell Automation ha rilasciato la soluzione Connected Worker di Plex. Queste funzionalità all’avanguardia nel settore sono state sviluppate per aiutare gli utenti a migliorare la produttività, la qualità e la sicurezza nell’area della produzione. Le aziende manifatturiere...

  • Evoluzione Digitale in Italia

    Un mercato in crescita, sospinto dalle aziende che iniziano a cogliere i benefici della digitalizzazione. Quattro ambiti possono generare grandi opportunità di sviluppo digitale per il nostro Paese: PNRR e Transizione 5.0; Twin Transition sostenibile; Intelligenza Artificiale;...

Scopri le novità scelte per te x