Come incrementare la produttività nello smart working

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Di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia

Lavorare da casa è ormai diventato normale per molti; a seconda delle normative in atto, è probabile che resterà una consuetudine per molto tempo ancora. Con una situazione che cambia in tutto il mondo, è probabile che assisteremo a profonde modifiche anche del modo in cui lavoriamo, come singoli individui, in team e nell’intera azienda.

Il lavoro è dove sei, non dove vai

La tanto attesa migrazione al lavoro da remoto ha subìto un’accelerazione nel 2020, resa possibile con successo dalla disponibilità di tecnologie di comunicazione basate su cloud, e dalla semplificazione grazie all’automazione di molte attività di digitalizzazione, che possono così essere facilmente eseguite a casa senza supporto IT o con aiuto da remoto. Secondo il report del World Economic Forum Future of Jobs 2020, l’adattamento aziendale in risposta alla situazione globale include l’offerta di maggiori opportunità di lavoro a distanza (83%), l’accelerazione della digitalizzazione dei processi di lavoro, utilizzando strumenti digitali come le videoconferenze (84%), e dell’automazione delle attività (50%).

Con il supporto del datore di lavoro e la fornitura di strumenti tecnologici necessari, è probabile che il lavoro a distanza, almeno in parte, continuerà. Alcune indagini rivelano che circa il 74% dei professionisti sceglierebbe di lavorare da casa più spesso dopo l’eliminazione delle restrizioni sul lavoro in presenza, e molti seguirebbero un modello ibrido che preveda alcuni giorni in ufficio e alcuni in remoto. Il discorso ha senso quando si scopre che fino al 60% dei professionisti che sono passati a un ambiente remoto sente di avere trovato un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata una volta eliminato il pendolarismo.

Vantaggi e timori

Più tempo per fare colazione con la famiglia e meno per il trasferimento pendolare quotidiano rappresenta un importante vantaggio nel lavorare in remoto. Un ulteriore vantaggio è la possibilità offerta ai datori di lavoro di accedere a una rosa più ampia di potenziali nuovi candidati. Le organizzazioni non hanno più bisogno di limitare la selezione a persone che abitino entro una certa distanza o che possano svolgere la consueta giornata lavorativa 9-18. Possono invece trovare talenti che potrebbero preferire (per qualsiasi motivo) lavorare a casa o che hanno bisogno di orari flessibili, che si adattino all’ingresso dei bambini a scuola o al fatto di poter lavorare nelle pause di loro riposo.

A sfidare questi benefici, ci sono preoccupazioni di produttività legate al nuovo modo di lavorare. Secondo il report Future of Jobs, la maggior parte dei datori di lavoro non ha certezze su come si rivelerà a lungo termine il lavoro da casa e ibrido, con il 78% dei responsabili aziendali che si aspetta un impatto negativo sulla produttività. Tuttavia, ci sono importanti ragioni per cui questa modalità di operare post-pandemia sarà molto diversa dall’attuale: i lavoratori non saranno più costretti a stare a casa a causa di un virus letale, ma sarà un’opzione che sceglieranno; lo stress quotidiano di una crisi sanitaria globale sarà sparito; i bambini saranno a scuola e non avranno bisogno di supporto durante la giornata lavorativa.

Connettere vita e lavoro

Non portare indietro l’orologio e tornare semplicemente ai vecchi metodi di lavorare, ma definire un piano per consentire e sostenere i dipendenti a essere produttivi da remoto. Questo dovrebbero fare le aziende e inizierà con l’assicurare una connessione ottimale dove possibile, ma anche con il mantenere un senso di comunità. Le aziende possono imparare da chi ha già implementato il lavoro a distanza da molto prima della pandemia, con pratiche ben consolidate per consentire ai colleghi di comunicare, collaborare, e sentirsi apprezzati. Il report Future of Jobs ha rilevato che più di un terzo (34%) dei responsabili si stava impegnando nella creazione di un senso di community tra i dipendenti online, cercando anche di affrontare le sfide legate al benessere poste dal passaggio al lavoro remoto.

Un primo passo digitale per le aziende

I potenziali problemi del 2020 vengono amplificati quando si guarda alle organizzazioni di cui i singoli individui fanno parte. Con così tanti sconvolgimenti a livello globale e commerciale, può essere comprensibile per le aziende essersi sentite potenzialmente sopraffatte dai drammatici e rapidi cambiamenti subìti per assicurare che l’organizzazione e i dipendenti restassero produttivi e supportati. Per consentire quella produttività, che spesso porta a un vantaggio competitivo, molti stanno guardando alla trasformazione digitale, ma da dove si può iniziare? I risultati del Report Fujitsu Image Scanners Organisational Intelligence Research 2020 evidenziano che più di un terzo (35%) delle organizzazioni non ha ancora un percorso definito per la trasformazione digitale, e l’86% afferma che gestire la quantità di informazioni posseduta è un problema. Tuttavia, il report ha anche sottolineato che, in presenza di dipendenti connessi, la produttività può aumentare fino al 25%.

Chiaramente, la trasformazione digitale all’interno delle aziende può portare a maggiori opportunità, ma per sfruttarle veramente c’è la necessità di definire l’intelligenza organizzativa – la capacità di un’azienda di trarre il massimo valore dalle proprie informazioni. Raggiungere questo obiettivo è possibile solo con intuizioni convincenti, tramite un’efficace cattura dei dati rilevanti che permetta di lavorare in modo più intelligente. Questo è più facile per le aziende che hanno fatto maggiori progressi nella trasformazione digitale, ma ci sono primi risultati positivi anche per chi ha appena iniziato o è ai primi stadi. Con il lavoro a distanza è importante investire in soluzioni semplici da impostare da casa, che automatizzino il processo di digitalizzazione. Con il tempo, man mano che il lavoro si trasferirà nuovamente in ufficio, questo modello di acquisizione dei dati da una moltitudine di individui potrà integrarsi nei processi esistenti o supportarne di nuovi, percependo l’esistenza di modelli ibridi, tali da agevolare il flusso di conoscenza del mondo all’interno dell’organizzazione e tra i dipendenti per un migliore processo decisionale informato.

Le soluzioni di acquisizione delle informazioni riducono i processi cartacei e rappresentano l’opzione più veloce per digitalizzare, condividere e organizzare automaticamente i documenti ricercabili, consentendo il primo passo nel processo decisionale digitalizzato e guidato dai dati, sia in ufficio che a casa. Quale meccanismo funzioni meglio dipende dalla situazione dell’organizzazione, ma l’obiettivo generale deve essere quello di utilizzare i dati acquisiti per prendere decisioni migliori come individui e aziende.

Per molti, gestire vita personale e professionale può essere difficile, e la gestione dei documenti cartacei è spesso un’ulteriore attività necessaria, ma che richiede tempo, indipendentemente dal fatto che siano in ufficio o a casa. Far lavorare la carta per chi opera da casa aiuta a rendere un’azienda più snella, agile e produttiva, in quanto l’utilizzo di processi di dati è un modo più efficiente per fornire accesso a lavoro e risorse e, in definitiva, per diventare organizzazioni più intelligenti. Col tempo, i dati operativi raccolti da un dipendente che lavora da remoto possono abilitare l’uso efficace di soluzioni IT e analitiche ancora più avanzate nelle fasi future della trasformazione digitale, comprese le analisi prodotte dai dati sulla produttività. Per raggiungere questo obiettivo, è fondamentale pensare oltre gli uffici o il lavoro da casa, per osservare come le persone possano lavorare sentendosi parte dell’azienda, indipendentemente dal luogo in cui si trovano, per sviluppare i migliori processi che consentano una maggiore conoscenza e, di conseguenza, una maggiore produttività.

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