Come evitare l’impatto negativo di dati errati

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di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU (Emea)

La pandemia Covid, seguita dall’aumento del costo della vita, sta riducendo i margini di guadagno, spingendo gli studi legali a ottenere di più, in modo più rapido e spesso con meno risorse. Per tenere il passo, dovranno quindi trasformarsi digitalmente per non rischiare di perdere clienti che si rivolgeranno alla concorrenza.

L’Osservatorio Professionisti e Innovazione digitale del Politecnico di Milano, giunto alla sua decima edizione, illustra il livello di innovazione e gli investimenti dei professionisti del settore legale, evidenziando come nel 2021 avvocati, commercialisti e consulenti del lavoro abbiano investito complessivamente 1,76 miliardi di euro in tecnologie digitali, con un aumento del 3,8% rispetto all’anno precedente. Quanto agli obiettivi di investimento entro il 2023, gli avvocati privilegiano il sito web (13%), la pagina social dello studio (9%) e la conservazione digitale a norma (7%).

Trasformazione digitale ed ’”experience economy”

Per essere competitivi nell’”experience economy”, gli studi devono comprendere il punto di vista del cliente, in modo da poter fornire ciò che sembra “adeguato” quando si tratta di ciò che si aspettano dai loro servizi legali. Questo è importante perché i clienti non giudicano la consulenza legale solo in base alla risoluzione o meno del loro problema, ma anche al modo in cui sono state soddisfatte le loro esigenze, ovvero all’esperienza complessiva che hanno avuto interagendo con uno studio. I clienti sono ora in grado di fare acquisti, leggere recensioni ed essere più selettivi nella scelta delle spese legali rispetto al passato.
Ciò significa che le nuove tecnologie e l’uso dei dati per ottenere risultati aziendali positivi in termini di customer experience (CX) sono un fattore fondamentale per le iniziative di trasformazione digitale.
La capacità di utilizzare i nuovi flussi di lavoro digitali per migliorare la CX può portare a una significativa differenziazione del mercato per gli studi che affrontano con successo la trasformazione. La semplificazione dei processi e il miglioramento dell’esperienza dei dipendenti sono parte dei risultati desiderati, ma anche la digitalizzazione dei documenti è fondamentale, in modo da consentire acquisizione e analisi dei dati. Esistono tuttavia alcuni potenziali ostacoli, come la protezione delle informazioni e l’impatto di eventuali dati errati.

“Ottieni ciò che digitalizzi”

Il programmatore informatico e scrittore di fantascienza americano Daniel Keys Moran ha affermato che “si possono avere dati senza informazioni, ma non informazioni senza dati”. Ma quando si è sommersi di dati sbagliati, e si hanno quindi informazioni errate, qual è l’impatto su un’azienda? In riferimento all’Inferno dantesco, l’MPV di Salesforce, Steve Molis, ha paragonato dati scadenti a un girone infernale, ed è vero che un accesso inadeguato impedisce agli studi legali di fornire una consulenza efficace ai propri clienti o, nel peggiore dei casi, comportare implicazioni penali.
Le ragioni più comuni per cui vengono generati dati errati sono: informazioni incomplete al momento della compilazione di un settore ambiguo, inserite nel database sbagliato; duplicati di dati ed errori quando vengono convertiti da un formato all’altro. Tuttavia, probabilmente, la causa principale è il semplice errore umano, come quelli di battitura durante l’inserimento dei dati.

Ottimizzare l’acquisizione delle informazioni

La trasformazione digitale può essere impegnativa, ma potrebbe diventare un incubo se un costoso investimento in strumenti di analisi dei dati venisse sprecato perché si hanno a disposizione solo set di dati di scarsa qualità con cui operare. Il “demone” dei dati sbagliati può essere particolarmente spaventoso in settori che fanno ampio uso della carta, come quello legale, dove molti clienti hanno ancora bisogno di condividere documenti fisici, lasciando agli studi l’importante compito amministrativo di elaborare e digitalizzare le informazioni in loro possesso. Una gestione efficace di questi documenti è essenziale e gli studi che cercano di migliorare l’agilità aziendale, pur rimanendo conformi alle principali normative sulla protezione dei dati come il GDPR, spesso si rivolgono a soluzioni di gestione documentale basate su cloud.
Un investimento in un nuovo sistema di gestione documentale può tradursi in una scansione rapida, efficiente e affidabile nel cloud, che garantisce anche un’acquisizione accurata dei dati fin dalle prime fasi del processo di lavoro. Una soluzione con una comprovata capacità di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) ad alta qualità garantirà che i dati estrapolati da file cartacei e quaderni scritti a mano vengano inseriti con precisione nei set di dati, siano facilmente accessibili e possano svolgere il loro ruolo nel processo decisionale basato.

Digitalizzare = sicurezza

Le migliori soluzioni di acquisizione dei dati possono anche svolgere un ruolo importante nella loro protezione. Una volta digitalizzati nel cloud, i documenti non vengono memorizzati sui PC degli utenti, e qualunque dispositivo gli avvocati e il loro personale scelgano di utilizzare, saranno certi che i dati dei clienti siano completamente sicuri e protetti. Inoltre, le soluzioni che richiedono l’uso di password robuste o di un lettore di accesso RFID assicurano che la digitalizzazione delle informazioni cartacee sia effettuata solo da persone responsabili, che non lascino i documenti in giro per essere letti o rimossi da chi non dovrebbe avervi accesso.
Sebbene la digitalizzazione dei documenti comporti alcuni rischi per la sicurezza, la trasformazione dei in formato digitale è più sicura della loro conservazione in forma cartacea. Infatti, una volta che i dati sono entrati a far parte del flusso di lavoro digitale, possono essere protetti grazie alla tracciabilità e alla possibilità di condividere i file in modo responsabile, con livelli di sicurezza molto più elevati rispetto a quelli cartacei.

Perché i dati sono importanti per il settore legale

Per gli studi legali, lo spostamento dell’attenzione verso la centralità del cliente implica l’abbattimento dei silos in modo che il personale a contatto con i clienti abbia accesso alle informazioni rilevanti di cui ha bisogno, quando serve. Ciò significa accedere a dati corretti e far sì che questi lavorino al meglio.
Investire in tecnologie che aiutano a ottenere risultati aziendali positivi è importante, e tutto inizia con l’assicurare che i dati siano accurati. La tecnologia deve essere un mezzo per raggiungere un fine, non il fine in sé, quindi, l’investimento in una soluzione che porti risultati positivi – ad esempio che garantisca dati accurati dalla scansione di documenti di valore, è utile in qualsiasi percorso di trasformazione digitale.

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